20. Loạt bài về con dấu doanh nghiệp: Bài 3 – Về người đại diện theo pháp luật theo LDN 2014

Tran Nguyen

Con dấu doanh nghiệp có quan hệ với chế định “người đại diện theo pháp luật” theo một nghĩa nào đó. Tuy nhiên đó là chủ đề của một bài khác trong loạt bài về con dấu doanh nghiệp. Bài này tập trung vào tìm hiểu quy định của LDN 2014 về người đại diện theo pháp luật.

Xem Loạt bài về con dấu doanh nghiệp:

§1 Khái niệm “Người đại diện theo pháp luật”

LDN 2014 định nghĩa như sau:

“Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”[1]

Có thể rút ra hai nhận xét đáng lưu ý:

Một là, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải là một cá nhân (trong khi luật dân sự quy định người đại diện theo pháp luật của pháp nhân có thể là cá nhân hoặc pháp nhân[2]);

Hai là, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền hạn rất rộng lớn, bao gồm:

  • nhân danh DN xác lập, thực hiện giao dịch dân sự của DN (ví dụ, ký kết hợp đồng nhân danh DN) và
  • đại diện cho DN trong thủ tục tố tụng trọng tài hoặc tòa án (ví dụ, kiện đòi bồi thường thiệt hại) và
  • có các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Phần §4 dưới đây sẽ xem xét LDN 2014 quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong mô hình công ty cổ phần như thế nào.

§2 Quy định chung về người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp theo LDN 2014 có thể chia ra thành hai nhóm:

Nhóm có tư cách pháp nhân:

  • Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên[3]
  • Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên[4]
  • Công ty cổ phần[5]
  • Công ty hợp danh[6]

Nhóm không có tư cách pháp nhân: doanh nghiệp tư nhân

Ta sẽ xem xét lần lượt quy định về người đại diện theo pháp luật của từng loại hình doanh nghiệp.

2.1 Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần:

2.1.1 Có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật?

Hai loại hình công ty này có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.[7] Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.[8] Luật không đưa ra giới hạn tối đa số người đại diện theo pháp luật trong một công ty.

2.1.2 Ai có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty?

Đó có thể là một hoặc một số người trong số những người quản lý công ty. Điều lệ công ty sẽ quy định chức danh quản lý nào là người đại diện theo pháp luật.

Người quản lý công ty bao gồm Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc.[9]

Người quản lý công ty cũng có thể là các cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch của công ty theo quy định tại điều lệ công ty.[10]

2.1.3 Ai có quyền cử người làm đại diện theo pháp luật của công ty TNHH và CP?

i) Ai làm ra và sửa đổi điều lệ thì người đó có quyền cử người làm đại diện theo pháp luật[11] và điều đó được ghi rõ trong điều lệ công ty.[12]

Vậy ai làm ra và sửa đổi điều lệ công ty?

  • Cty TNHH hai thành viên trở lên: Tất cả các thành viên làm ra điều lệ ban đầu để đăng ký thành lập công ty.[13] Sau khi được thành lập thì Hội đồng thành viên có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ.[14]
  • Cty NHHH một thành viên: Chủ sở hữu công ty (tổ chức hoặc cá nhân) có quyền quyết định nội dung điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung điều lệ.[15]
  • Công ty cổ phần: Để đăng ký kinh doanh thì tất cả các cổ đông sáng lập làm ra điều lệ công ty;[16] nếu không có cổ đông sáng lập thì cổ đông phổ thông.[17] Sau đó thì Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ.[18]

ii) Quy định “cứng” trong luật:

Theo điều 13 – LDN 2014 thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị có quyền cử người khác làm đại diện theo pháp luật của công ty trong trường hợp công ty chỉ có một người làm đại diện theo pháp luật và:

  • người này ủy quyền cho một người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình khi ra khỏi Việt Nam nhưng thời hạn uỷ quyền đã hết mà người đó chưa trở lại Việt Nam;[19]
  • người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày nhưng không ủy quyền cho người khác hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.[20]

Tuy nhiên những điều khoản quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty (đ75), hội đồng thành viên (đ56), hội đồng quản trị (đ149) đều không liệt kê quyền này, chỉ quy định chung chung là các “quyền khác theo quy định của luật này và điều lệ công ty.”[21]

Riêng đối với công ty cổ phần, có thể thấy quyền cử người làm đại diện theo pháp luật được luật phân chia giữa Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị. Việc Hội đồng quản trị chỉ định người khác làm người đại diện theo pháp luật trong hai trường hợp cụ thể trên có thể dẫn đến việc phải sửa đổi, bổ sung điều lệ mà quyền sửa đổi này thuộc về Đại Hội đồng cổ đông.

iii) Luật quy định cụ thể hơn trong hai trường hợp sau:

Đối với công ty cổ phần:

  • Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì một trong hai người: Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty; nếu điều lệ không có quy định khác thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật.[22]
  • Trường hợp có hơn một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.[23] Ví dụ nếu công ty có 3 người đại diện theo pháp luật thì 2 người phải là Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng giám đốc; người còn lại là một trong số các vị trí quản lý khác của công ty.

Đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu: Chủ tịch Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty nếu điều lệ công ty không quy định khác.[24]

2.2 Công ty hợp danh:

Các thành viên hợp danh có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.[25]

Thành viên hợp danh có quyền nhân danh công ty tiến hành hoạt động kinh doanh các ngành, nghề kinh doanh của công ty; đàm phán và ký kết hợp đồng, thỏa thuận hoặc giao ước với những điều kiện mà thành viên hợp danh đó cho là có lợi nhất cho công ty.[26]

Công ty phải có ít nhất hai thành viên hợp danh.[27]Thành viên hợp danh phải là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty.[28]

Như vậy từng thành viên hợp danh đương nhiên là đại diện theo pháp luật, được quy định trực tiếp, rõ ràng và “cứng” trong LDN 2014. Hội đồng thành viên không cần phải ra bất cứ quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của loại hình doanh nghiệp này.[29] Điều lệ công ty cũng không thể quy định khác được.[30]

2.3 Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp.[31]

Chủ doanh nghiệp tư nhân là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, có toàn quyền quyết định đối với tất cả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài hoặc Tòa án trong các tranh chấp liên quan đến doanh nghiệp.[32]

Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể trực tiếp hoặc thuê người khác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.[33]

 §3 Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Điều 14 – LDN 2014 quy định như sau:

  1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:
  2. a) Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
  3. b) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
  4. c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.
  5. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm nghĩa vụ quy định tại khoản 1 Điều này.

§4. Quyền và nghĩa vụ cụ thể của người đại diện theo pháp luật trong mô hình công ty cổ phần

Phần này sẽ liệt kê toàn bộ các quyền và nghĩa vụ cụ thể của người đại diện theo pháp luật trong mô hình công ty cổ phần được quy định trong LDN 2014 và sau đó là những nhận xét.

Sở dĩ ở đây chỉ chọn khảo sát đối với công ty cổ phần bởi vì loại hình doanh nghiệp này được coi là “chuẩn”; luật điều chỉnh nó phức tạp hơn rất nhiều so với các loại doanh nghiệp khác.

Người đại diện theo pháp luật có quyền và nghĩa vụ sau:

Khi thành lập doanh nghiệp và đăng ký kinh doanh

  • Ký trên điều lệ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trường hợp không có cổ đông sáng lập;[34]
  • Ký tên trên điều lệ (được) sửa đổi, bổ sung;[35]
  • Ký giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;[36]
  • Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi;[37]
  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.[38]
  • Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi;[39]
  • Ký thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi đối với cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài được đăng ký trong Sổ đăng ký cổ đông của công ty;[40]
  • Ký Biên bản giao nhận tài sản góp vốn đối với tài sản không đăng ký quyền sở hữu.[41]

Quy định trong chương V – Công ty cổ phần

  • Chịu trách nhiệm liên đới về các thiệt hại phát sinh do không thực hiện hoặc không thực hiện đúng quy định tại khoản 1 và điểm d khoản 3 Điều 112 (liên quan đến việc thanh toán số cổ phần mà cổ đông đã đăng ký mua khi đăng ký doanh nghiệp);[42]
  • Ký tên trên cổ phiếu[43] và chịu trách nhiệm về thiệt hại do những sai sót trong nội dung và hình thức cổ phiếu do công ty phát hành (nếu có);[44]
  • Có thể yêu cầu chủ sở hữu cổ phiếu đăng thông báo về việc cổ phiếu bị mất, bị hủy hoại hoặc bị hư hỏng dưới hình thức khác và sau 15 ngày, kể từ ngày đăng thông báo sẽ đề nghị công ty cấp cổ phiếu mới;[45]
  • Ký thông báo chào bán cổ phần riêng lẻ (trường hợp không phải là công ty cổ phần đại chúng);[46]
  • Ký thông báo (bằng văn bản) chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu (trường hợp không phải là công ty cổ phần đại chúng);[47]
  • Cùng với Chủ tịch Hội đồng quản trị ký thông báo về trả cổ tức cho cổ đông;[48]
  • Cùng với Chủ tịch Hội đồng quản trị ký Phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông[49] và cùng với những người khác ký Biên bản kiểm phiếu.[50]

Trong mô hình công ty mẹ, công ty con

  • Khi có yêu cầu của người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ, người đại diện theo pháp luật của công ty con phải cung cấp các báo cáo, tài liệu và thông tin cần thiết như quy định để lập báo cáo tài chính hợp nhất và báo cáo tổng hợp của công ty mẹ và công ty con.[51]

Trong thủ tục giải thể doanh nghiệp

  • Ký trên quyết định giải thể doanh nghiệp[52] và quyết định này (cùng với các loại giấy tờ khác) được gửi tới Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế,… trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày thông qua.[53]
  • Gửi đề nghị giải thể cho Cơ quan đăng ký kinh doanh trong 05 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán hết các khoản nợ của doanh nghiệp.[54]
  • Cùng với những người khác chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của hồ sơ giải thể doanh nghiệp[55] và hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.[56]

Nhận xét:

Có thể thấy về cơ bản, người đại diện theo pháp luật chỉ có quyền và nghĩa vụ trong các giao dịch với hai nhóm đối tượng sau:

  • Với cổ đông: Ký tên trên các văn bản/giấy tờ giao dịch giữa công ty và cổ đông (biên bản nhận tài sản, cổ phiếu,…);
  • Với cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế,…: Ký tên trên các văn bản/giấy tờ giao dịch của công ty, ký thông báo cho các cơ quan đó.

Với tư cách là một chế định độc lập trong LDN 2014, người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần gần như không có một quyền lực thực sự nào trong mô hình quản trị công ty, không có quyền hạn gì trong việc quản lý và điều hành công ty. Thực vậy, hai mô hình chức quản lý và hoạt động mà công ty cổ phần có thể lựa chọn theo điều 134[57] đều không có bóng dáng của người đại diện theo pháp luật.

Quy lại phần §1, người đại diện theo pháp luật có vẻ như được quyền ký và thực hiện các giao dịch dân sự, ví dụ như hợp đồng – một loại giao dịch quan trọng bật nhất của công ty. Nhưng trong danh sách các quyền trên không hề có cái quyền đó. Luật quy định rằng quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật được quy định trong điều lệ công ty,[58] nhưng liệu điều lệ có giao cái quyền đó cho người này hay không? Rõ ràng là rất khó bởi quyền đó thường nằm trong tay giám đốc/tổng giám đốc.

Như vậy có cái gì đó “lấn cấn” ở đây. Anh ta không nằm trong mô hình quản trị công ty; vị trí và vay trò thực sự của anh ta hết sức mờ nhạt. Tại sao không bỏ hẳn anh ta đi và chuyển giao các quyền/nghĩa vụ hiện có của anh ta cho các chức danh quản lý trong công ty?

Và căn bản hơn, có cái gì đó không ổn trong cách hiểu vấn đề “đại diện” thì phải?

Đó sẽ là những đề tài trong các bài tiếp theo.

Endnotes:

[1] đ13(1) – LDN 2014

[2] đ149 – Dự thảo Bộ luật Dân sự sửa đổi (đang lấy ý kiến nhân dân).

[3] đ73(2) – LDN 2014

[4] đ47(2)

[5] đ110(2)

[6] đ172(2)

[7] đ13(2)

[8] đ13(2)

[9] đ4(18)

[10] đ4(18)

[11] Chính xác là điều lệ sẽ quy định (những) chức danh quản lý nào là người đại diện theo pháp luật.

[12] đ25(1g)

[13] đ25(2)

[14] đ56(2k)

[15] đ75(1a & 2a)

[16] đ25(2d)

[17] đ119(1)

[18] đ135(2đ)

[19] đ13(4)

[20] đ13(5)

[21] đ75(1a & 2a), 56(2n) và 149(2q)

[22] đ134(2)

[23] đ134(2)

[24] đ78(2)

[25] đ179(1)

[26] đ176(1b)

[27] đ172(1a)

[28] đ172(1b)

[29] đ13(4b)

[30] đ25(g) chỉ quy định điều lệ phải có nội dung người đại diện theo pháp luật của cty TNHH và CP, không có CTHD.

[31] đ183(1)

[32] đ185(1,3,4)

[33] đ185(2)

[34] 119(1) quy định trong trường hợp không có cổ đông sáng lập thì người đại diện theo pháp luật hoặc các cổ đông phổ thông ký tên trên điều lệ.

[35] 25(3c)

[36] 24(9)

[37] 31(2)

[38] 32(2)

[39] 46(5)

[40] 32(3)

[41] 36(1b)

[42] 112(4)

[43] 120(1e)

[44] 120(2)

[45] 120(3)

[46] 123(2d)

[47] 124(2b)

[48] 132(4e)

[49] 145(3g)

[50] 145(5e)

[51] 191(3)

[52] 202(1đ)

[53] 202(3)

[54] 202(7) & 203(4)

[55] 204(2)

[56] 206(3)

[57] Hai mô hình đó là: 1) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc/Tổng giám đốc; 2) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng giám đốc

[58] đ13(2)

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s