18. Con dấu trong kinh doanh

Đăng Hưng

Nguồn: STINFO số 5/2014

Theo Luật doanh nghiệp hiện nay, con dấu có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi tính pháp lý và khẳng định giá trị của các văn bản doanh nghiệp ban hành. Nhưng thực tế, những quy định về con dấu đang lãng phí không ít chi phí và thời gian của doanh nghiệp. Cùng với thủ đoạn lừa đảo ngày càng tinh vi của tội phạm kinh tế – như vụ Huyền Như chiếm đoạt gọn gần 4.000 tỷ đồng chỉ với 8 con dấu giả mạo vừa qua – đang làm dấy lên câu hỏi lớn cho dự thảo Luật doanh nghiệp sửa đối sắp tới: nên chăng bỏ con dấu của doanh nghiệp? 

Việt Nam là 1 trong 7 nước hiếm hoi còn dùng con dấu trên thế giới so với 171 quốc gia khác không sử dụng – theo TS. Nguyễn Quang A (nguyên Viện trưởng Viện Nghiên cứu Phát triển IDS, đồng sáng lập ngân hàng VP Bank) cho biết trong bài viết “Có cần con dấu?” đăng trên báo Tuổi trẻ năm 2007. TS. Nguyễn Quang A nhận định, con dấu hoàn toàn có thể làm giả và thường chỉ dùng như một  biểu  trưng  cho  tổ  chức.  Còn  với chức năng xác thực, mọi dấu hiệu sinh trắc học như vân tay, vân mắt, ADN,… hoặc đơn giản nhất là chữ ký cá nhân cũng có giá trị bảo chứng tốt hơn hẳn con dấu.

Dễ làm giả, con dấu có làm tốt chức năng xác thực?
 

Khi nào cần thay đổi con dấu?

· Có thông tin doanh nghiệp phải thay đổi mẫu con dấu sau 5 năm sử dụng. Xin được tư vấn thêm?

* Căn cứ Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có quy định: 

1. Con dấu của cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 5 năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan công an nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. 

2. Trong thời hạn 5 năm, nếu con dấu của cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mô hình tổ chức thì cơ quan, tổ chức cần có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền làm thủ tục đổi, cấp lại con dấu.

Như vậy, không phải mọi trường hợp sử dụng con dấu quá 5 năm đều phải đổi lại dấu mà chỉ phải đăng ký lại mẫu dấu. 

Con dấu chỉ phải đổi lại nếu thuộc các trường hợp nêu ở khoản 2, Thông tư nêu trên về xử phạt các hành vi vi phạm quy định về quản lý và sử dụng con dấu như sau: 

1. Hành vi “không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định” (vi phạm vào điểm b khoản 1 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013 của Chính phủ) phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng (1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với tổ chức). 

2. Hành vi “không khắc lại con dấu theo mẫu quy định” (vi phạm điểm e khoản 2 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013 của Chính phủ) phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng (4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với tổ chức) kèm theo biện pháp khắc phục hậu quả là “buộc thu hồi con dấu”

Một doanh nghiệp có được đăng ký hai con dấu?

· Doanh nghiệp có văn phòng chính tại TP.HCM và cơ quan thường trú tại Hà Nội. Xin hỏi có thể đăng ký làm hai con dấu để sử dụng cho cả hai nơi không (cùng là dấu của công ty chứ không phải dấu chi nhánh hay văn phòng đại diện). Nếu có thể, doanh nghiệp cần làm thủ tục gì?.

* Thông tư số 07/2010/TT-BCA của Bộ Công an ngày 5/2/2010 có quy định chi tiết việc thi hành Nghị định số 31/2009/NĐ-CP và Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Tại khoản 4 điều 3 Thông tư này nêu rõ: 

Cơ quan, tổ chức cần có thêm con dấu thứ hai có nội dung giống con dấu thứ nhất là: “những cơ quan, tổ chức có trụ sở khác (ở ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) nơi đóng trụ sở chính; có người thay mặt cơ quan, tổ chức làm việc trực tiếp tại trụ sở đó và có nhu cầu sử dụng con dấu thứ hai”.

Như vậy, nếu doanh nghiệp hội đủ điều kiện nêu trên, có thể tiến hành thủ tục làm con dấu thứ hai theo quy định tại Điều 6 Thông tư này: 

1. Đối với tổ chức kinh tế: tùy tổ chức kinh tế, thủ tục làm con dấu thứ hai phải có một trong những giấy tờ sau: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy chứng nhận đầu tư, giấy phép thành lập và hoạt động của nơi có trụ sở chính và nơi đặt trụ sở thứ hai. Đối với các cơ quan, tổ chức khác: quyết định của cơ quan có thẩm quyền thành lập và cho phép sử dụng con dấu tại nơi đặt trụ sở thứ hai. 

2. Cơ quan công an nơi đăng ký con dấu thứ nhất có trách nhiệm xem xét, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục làm, đăng ký và quản lý con dấu thứ hai theo đề nghị của cơ quan, tổ chức. 

Tại TP.HCM, để làm con dấu thứ hai, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với Phòng Cảnh sát Quản lý Hành chính về trật tự xã hội, Công An TP.HCM, địa chỉ: 459 Trần Hưng Đạo, P. Cầu Kho, Q.1, TP.HCM để được hướng dẫn chi tiết. 

Ủy quyền khi làm con dấu

· Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài mới thành lập tại Việt Nam và có người đại diện pháp luật là người Việt Nam. Xin hỏi người đại diện pháp luật này muốn ủy quyền cho nhân viên đi làm con dấu thì phải đến phòng công chứng để làm hợp đồng ủy quyền hay chỉ cần giấy ủy quyền nội bộ, không phải công chứng?

* Theo quy định của Bộ Công an, người trực tiếp liên hệ để xin làm con dấu, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, hoặc mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, kèm theo giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

Với trường hợp của doanh nghiệp, người đại diện pháp luật cần làm giấy ủy quyền cho nhân viên đi làm con dấu và nhận dấu ở phòng công chứng. Bởi trong trường hợp này, vì chưa có con dấu để đóng vào văn bản ủy quyền nên người đại diện theo pháp luật không thể thực hiện việc ủy quyền với vai trò là pháp nhân. Do tính chất quan trọng của việc quản lý con dấu nên cần thẩm định tính hiệu lực của giao dịch ủy quyền này bằng cách yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền.

Thủ tục cấp đổi con dấu

· Công ty thay đổi tên trụ sở và muốn đổi con dấu. Xin hỏi thủ tục như thế nào, và trong thời gian chờ đổi công ty có thể sử dụng con dấu cũ không?

* Đối với con dấu của cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mô hình tổ chức thì Công an thành phố sẽ thực hiện cấp đổi lại con dấu mới.

Thủ tục cấp đổi con dấu như sau:

– Đại diện doanh nghiệp liên hệ Phòng Cảnh sát Quản lý Hành chính về trật tự xã hội – Công an thành phố, mang theo các giấy tờ liên quan gồm: bản sao đăng ký kinh doanh (không quá 6 tháng), công văn đề nghị đổi dấu (nêu lý do, ký tên, đóng dấu), giấy giới thiệu (nếu là nhân viên), xuất trình chứng minh nhân dân bản chính của người đến làm thủ tục.

– Sau thời gian 2 ngày, Phòng Cảnh sát Quản lý Hành chính về trật tự xã hội sẽ trả giấy phép khắc dấu cho doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp đem giấy phép khắc dấu đến cơ sở sản xuất con dấu để khắc dấu mới (các cơ sở sản xuất đã được cơ quan công an có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự). Cơ sở sản xuất con dấu sau khi làm xong con dấu mới của doanh nghiệp sẽ chuyển đến Phòng Cảnh sát Quản lý Hành chính về trật tự xã hội.

– Sau thời gian 2 ngày, doanh nghiệp đem biên nhận, con dấu cũ, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cũ, đến Phòng Cảnh sát Quản lý Hành chính về trật tự xã hội để nhận dấu mới và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu mới.

Trong thời gian chờ cấp dấu mới, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng con dấu cũ.

Sử dụng con dấu nước ngoài tại Việt Nam

· Công ty 100% vốn nước ngoài muốn mang con dấu vào Việt Nam để thuận tiện sử dụng. Xin hỏi cần làm thủ tục gì và con dấu này có thể sử dụng trong bao lâu?

* Theo quy định tại Nghị định của Chính phủ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu: cơ quan, tổ chức nước ngoài (trừ cơ quan đại diện ngoại giao) hoạt động tại Việt Nam, cần mang con dấu vào Việt Nam để sử dụng cần tiến hành các thủ tục sau:

– Có văn bản đề nghị mang con dấu vào Việt Nam sử dụng (mẫu của Bộ Công an)

– Văn bản cho phép cơ quan, tổ chức hoạt động tại Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền cấp.

– Người làm thủ tục mang con dấu về Việt Nam sử dụng phải xuất trình hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân.

– Trong thời hạn 7 ngày kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan công an phải làm thủ tục cấp “Giấy phép mang con dấu vào nước Cộng hòa XHCN Việt Nam” cho cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ.

– Trong thời hạn 7 ngày kể từ khi có phép; cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải mang giấy phép cùng con dấu đến công an cấp tỉnh nơi có trụ sở để đăng ký, và được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu.

Thời hạn sử dụng con dấu xác định theo thời hạn ghi trong giấy phép hoạt động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s